Reklāmraksts

Mūsdienu bizness strauji pāriet uz digitāliem risinājumiem, un elektroniskais paraksts kļūst par vienu no svarīgākajiem rīkiem, kas palīdz uzņēmumiem darboties efektīvāk. No maziem jaunuzņēmumiem līdz lielām korporācijām – visi meklē veidus, kā optimizēt darba procesus un samazināt birokrātiju.

Arī Latvijā elektroniskais paraksts jeb e-paraksts tiek lietots arvien vairāk, un uzņēmēji atklāj, ka šis tehnoloģiskais risinājums ne tikai vienkāršo ikdienas procesus, bet arī paver jaunas iespējas izaugsmei un efektivitātei.

Galvenie e-paraksta ieguvumi biznesam

Izmaksu samazināšana un efektivitātes celšana

Elektroniskais paraksts ļauj uzņēmumiem ievērojami samazināt darbības izmaksas. Tradicionālā dokumentu aprite nozīmē izdevumus par papīru, drukāšanu, kopēšanu, pasta pakalpojumiem un darbinieku laiku, kas tiek veltīts dokumentu sagatavošanai, sūtīšanai un arhivēšanai.

Ieviešot e-parakstīšanas risinājumus, uzņēmumi šos tēriņus samazina, un ietekme ir īpaši jūtama nozarēs, kur katru dienu jāparaksta desmitiem dokumentu – līgumi, rēķini, pasūtījumi, pavadzīmes, iesniegumi.

Laika ietaupījums dokumentu procesos

Mūsdienu biznesa dinamiskajā vidē ātrums bieži vien ir izšķirošs faktors, lai iegūtu priekšrocības pār konkurentiem. Spēja zibenīgi noslēgt darījumu vai apstiprināt svarīgu lēmumu tieši ietekmē gan ieņēmumus, gan klientu apmierinātību. Tieši tādēļ e-parakstīšana ir īpaši svarīga, lai nodrošinātu ātru dokumentu parakstīšanu tiešsaistē tādos gadījumos kā, piemēram:

• steidzamu līgumu slēgšana ar klientiem;
• personālvadības dokumentu apstiprināšana, uzsākot darba attiecības;
• finanšu operāciju izpilde.

E-parakstīšana paātrina dokumentu apstrādi no dienām vai nedēļām līdz pat minūtēm.

Efektīvs attālinātais darbs

Hibrīda un attālinātā darba modeļi ir kļuvuši par normu daudzos uzņēmumos. Elektroniskais paraksts ļauj darbiniekiem parakstīt dokumentus no jebkuras vietas – mājām, komandējuma vai citas valsts. Attālināta parakstīšana ir īpaši būtiska:

• pārdošanas komandām, kas strādā ar klientiem visā Latvijā un ārpus tās;
• vadītājiem, kuriem jāapstiprina dokumenti, esot prombūtnē;
• starptautiskā biznesa pārstāvjiem;
• cilvēkresursu speciālistiem, kas pārvalda attālinātus darbiniekus;
• veselības aprūpes un apdrošināšanas nozarēm, kur svarīga ātra un droša dokumentu aprite.

Drošība un uzticamība biznesa procesos

Kvalificētam elektroniskajam parakstam ir tāds pats juridiskais spēks kā ar roku rakstītam parakstam, un drošības ziņā tas pat ir pārāks. Ikviens dokuments, kas parakstīts ar drošu elektronisko parakstu:

• izmanto modernas kriptogrāfijas metodes, kas padara paraksta viltošanu praktiski neiespējamu;
• nevar tikt mainīts pēc parakstīšanas, neatstājot pēdas;
• satur precīzu laika zīmogu, fiksējot parakstīšanas brīdi, kas novērš parakstīšanu ar atpakaļejošu datumu;
• garantē parakstītāja identitātes pārbaudi saskaņā ar eIDAS regulas prasībām.

Šī drošība ir kritiski svarīga finanšu, jurisprudences, veselības aprūpes un citās jomās, kur dokumentu autentiskums ir prioritāte.

Kā sākt lietot elektronisko parakstu uzņēmumā?

Tā kā Latvijā iedzīvotājiem ir brīvi pieejami augstākā līmeņa kvalificēta elektroniskā paraksta rīki (eID karte, “eParaksts mobile”, “Smart-ID”), uzņēmuma galvenais uzdevums nav izvēlēties paraksta veidu, bet gan piemērotāko risinājumu jeb platformu tā lietošanai.

Pirmais solis ir izvērtēt uzņēmuma vajadzības.

• Kādus dokumentus un cik bieži plānojat parakstīt?
• Cik liela ir komanda, kas strādās ar dokumentiem?
• Vai nepieciešams risinājums, ko var integrēt jūsu esošajās sistēmās (piemēram, CRM vai dokumentu vadības sistēmā)?
• Vai pietiks ar ērtu tīmekļa platformu, kurā darbinieki var augšupielādēt un parakstīt dokumentus?
• Vai jāparaksta tikai Latvijas robežās vai arī starptautiski?

Svarīgi atcerēties, ka, lai elektroniskais paraksts tiktu veiksmīgi ieviests, ir ne tikai jāizvēlas tehnoloģija, bet arī jāapmāca darbinieki un jāpielāgo iekšējie procesi jaunajai digitālajai kārtībai.